HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÁC CHƯƠNG TRÌNH NGOẠI KIỂM NĂM 2021

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN CÁC CHƯƠNG TRÌNH NGOẠI KIỂM  NĂM 2021
 
Để thực hiện chương trình ngoại kiểm một cách đồng bộ và chính xác, Trung tâm Kiểm chuẩn chất lượng xét nghiệm kính đề nghị Bệnh viện/Phòng xét nghiệm thực hiện theo các bước sau:

1. Đăng ký tài khoản

Sử dụng email chung của Khoa/Phòng xét nghiệm để đăng ký tài khoản trên trang thông tin điện tử http://eqa.qcc.edu.vn/
Trung tâm cấp tài khoản và mật khẩu qua email của Khoa/ Phòng xét nghiệm. Bỏ qua bước này nếu Khoa/ Phòng xét nghiệm đã có tài khoản.

• Số điện thoại hotline của bộ phận hỗ trợ sử dụng phần mềm: 0979 098 583

(Chi tiết xem hướng dẫn sử dụng tại trang thông tin điện tử http://eqa.qcc.edu.vn/)

2. Đăng ký tham gia chương trình ngoại kiểm muốn tham gia

Đăng nhập bằng  tài khoản của Khoa/PXN trên trang thông tin điện tử http://eqa.qcc.edu.vn/

• Hoàn thành Phiếu đăng ký tham gia chương trình ngoại kiểm năm 2021 theo mẫu trên trang thông tin điện tử.
• Nếu bệnh viện/đơn vị có nhiều Khoa xét nghiệm tham gia Ngoại kiểm tổng hợp chung thành một Phiếu đăng ký gửi về Trung tâm.
• Gửi Phiếu đăng ký đã hoàn thành, có chữ ký phê duyệt của Ban Giám đốc và dấu của đơn vị về cho Trung tâm trước 17h00 ngày 30/9/2020 để đảm bảo thời gian thương thảo ký kết hợp đồng ngoại kiểm và chuẩn bị mẫu ngoại kiểm.
• Số điện thoại hotline của bộ phận hỗ trợ sử dụng phần mềm: 0979 098 583

          (Chi tiết xem hướng dẫn sử dụng tại trang thông tin điện tử http://eqa.qcc.edu.vn/)

3. Ký hợp đồng

• Trung tâm sẽ soạn thảo hợp đồng và gửi cho đơn vị ngay sau khi nhận được Phiếu đăng ký có chữ ký của lãnh đạo, dấu của đơn vị. Đơn vị truy cập vào tài khoản của đơn vị trên trang thông tin điện tử http://eqa.qcc.edu.vn/ để kiểm tra nội dung các điều khoản hợp đồng.

• Nếu đơn vị nhất trí với các nội dung của hợp đồng, đơn vị in và ký đóng dấu gửi qua đường bưu điện về Trung tâm.
• Nếu đơn vị cần chỉnh sửa, bổ sung nội dung của hợp đồng , đơn vị liên hệ với Bộ phận Kế toán của Trung tâm theo số hotline 0961 153 708. Sau khi hai bên thống nhất nội dung hợp đồng, nếu có thay đổi, Bộ phận Kế toán của  trung tâm sẽ sửa lại hợp đồng và gửi lại cho đơn vị. Đơn vị truy cập vào tài khoản của đơn vị trên trang thông tin điện tử http://eqa.qcc.edu.vn/ để in và ký đóng dấu hợp đồng gửi qua đường bưu điện về Trung tâm.

• Sau khi nhận được hợp đồng bản có chữ ký của lãnh đạo, dấu của đơn vị, Bộ phận Kế toán của Trung tâm sẽ kiểm tra lại, nếu bản hợp đồng không có sai sót, Bộ phận Kế toán sẽ trình ký, đóng dấu và giữ lại 02 bản, số còn lại gửi trả các đơn vị qua đường bưu điện.
• Yêu cầu đơn vị gửi về cho Trung tâm 06 (sáu) bản hợp đồng có chữ ký của Ban Giám đốc và dấu của đơn vị trước 17h00 ngày 30/10/2020.

Lưu ý:

•  Chữ ký trên các bản hợp đồng phải là chữ ký tươi, không dùng chữ ký phô tô.
• Các đơn vị gửi hợp đồng về Trung tâm theo đúng thời hạn Trung tâm thông báo. Trung tâm sẽ không gửi mẫu ngoại kiểm cho Phòng xét nghiệm/đơn vị nếu chưa nhận được hợp đồng bản cứng đã có chữ ký của Ban Giám đốc và dấu của đơn vị.

• Nếu có vướng mắc trong quá trình sử dụng phần mềm, đơn vị liên hệ số điện thoại hotline 0979 098 583

          (Chi tiết xem hướng dẫn sử dụng tại trang thông tin điện tử http://eqa.qcc.edu.vn/)

4. Nhận mẫu ngoại kiểm từ Trung tâm

• Trung tâm sẽ đóng và gửi mẫu cho các phòng xét nghiệm đăng ký dịch vụ vận chuyển của Trung tâm. Các đơn vị không đăng ký dịch vụ vận chuyển mẫu của Trung tâm đến nhận mẫu tại Trung tâm và mang theo thùng đựng mẫu và dụng cụ, vật liệu giữ lạnh.
• Trước mỗi đợt gửi mẫu, Trung tâm sẽ gửi email thông báo lịch gửi mẫu cho các Khoa/phòng xét nghiệm.
• Mẫu ngoại kiểm sẽ được giao cho người nhận mẫu theo thông tin đăng ký của Khoa/phòng xét nghiệm trong Phiếu đăng ký tham gia ngoại kiểm.
• Khi nhận mẫu, Khoa/phòng xét nghiệm kiểm tra thông tin, tình trạng và số lượng mẫu nhận, ký xác nhận vào biên bản bàn giao mẫu ngoại kiểm và gửi lại cho nhân viên chuyển phát nhanh 01 bản để chuyển về cho Trung tâm, 01 bản khoa phòng xét nghiệm lưu.
• Bảo quản mẫu và phân tích mẫu theo đúng “Hướng dẫn bảo quản và phân tích mẫu ngoại kiểm” được Trung tâm gửi qua email cho các Khoa/phòng xét nghiệm.
• Trung tâm chỉ gửi mẫu ngoại kiểm cho Khoa/Phòng xét nghiệm sau khi nhận được hợp đồng ngoại kiểm đã có chữ ký của Ban Giám đốc và dấu của bệnh viện.
• Số điện thoại hotline của bộ phận chuyển mẫu ngoại kiểm: 0963 370966

5. Phòng xét nghiệm đăng ký thiết bị, phương pháp/kỹ thuật, thực hiện phân tích mẫu ngoại kiểm và gửi kết quả ngoại kiểm về cho Trung tâm và ngược lại

Trung tâm sẽ gửi hướng dẫn cụ thể cho Khoa/Phòng xét nghiệm vào ngày 20/10/2020

6. Nhận chứng chỉ

• Trung tâm sẽ cấp chứng chỉ tham gia Ngoại kiểm cho các đơn vị tham gia sau khi kết thúc tất cả các chương trình ngoại kiểm Trung tâm triển khai.

7. Thông tin liên hệ Bộ phận hành chính, tài chính

• Điện thoại cố định: 0243 574 7248  (Gặp bộ phận Hành chính ấn nhánh số 11, bộ phận Tài chính – Kế toán ấn nhánh số 12 hoặc hotline bộ phận kế toán: 096 115 3708; hotline của bộ phận hỗ trợ sử dụng phần mềm: 0979 098 583)
• Email: trungtamkiemchuanhn@qcc.edu.vn/ketoankiemchuanhn@qcc.edu.vn